lunes, 31 de mayo de 2010

Visión personal sobre el futuro del sector

Las innovaciones tecnológicas serán una de las principales cuestiones a las que ha de atenerse un bibliotecario. Ya que, los bibliotecarios tradicionales se encuentran ante la irrupción de las nuevas tecnologías y técnicas a las que han de adaptarse desde cero. Añadiendo además, el nuevo trato que se genera con el usuario a partir de ésto, ya que obviamente, se le deberán solucionar las posibles cuestiones que tengan.
Esto en cambio, crea otro panorama para los jóvenes bibliotecarios, que ya desde su formación están prácticamente en contacto de forma contínua con las innovaciones por lo que se presentan como el futuro claro en este campo.

Sobre las redes sociales,nos encontramos con algo más accesible para el bibliotecario tradicional. Su aprendizaje en la mayoría de las redes no es costoso, llegando incluso a ser intuitivo. Además las redes permiten ese aprendizaje en cadena. De nuevo nos encontramos en este punto con la llegada de las nuevas generaciones que usan estas redes casi de diario.

En definitiva, valorar que las nuevas tecnologías dan paso a un cambio en la gestión de la que los profesionales tradicionales deben de dar respuesta a nuevos retos como la selección documental y la perdurabilidad de los soportes, además de su adaptación a las redes sociales.
Y a los bibliotecarios que llegarán, como el futuro en el sector dando paso a una nueva era en la que ellos se convertirán en los maestros.

HASHTAG

Mi hashtag es #MMG007

miércoles, 26 de mayo de 2010

PAPEL DE LOS PROFESIONALES DE ARCHIVO EN EL UNIVERSO 2.O (HIPÓTESIS)

Aunque desde años las tecnologías nos están afectando, en el momento actual están suponiendo un mayor cambio ya que están provocando un desligamiento del libro impreso y una modificación de las relaciones entre los bibliotecarios y los usuarios. Además, suponen una gran ventaja en el sentido que ahora desde la biblioteca se pueden dar más servicios sin grandes partidas presupuestarias.
Se debe valorar también, la incorporación de bibliotecarios jóvenes que son los que lideran en muchas ocasiones el cambio tecnológico.

Desde el punto de vista de un profesional en una empresa,se deben integrar en las áreas de negocio y, en este sentido, la comunicación y el marketing, adquieren un gran protagonismo.

Sobre las redes sociales, en la biblioteca se produce un fenómeno ecológico en el que los profesionales y usuarios crean comunidades de aprendizaje.

Finalmente añadir que La tecnología como cambio en la gestión de la que los profesionales deben de dar respuesta a retos como la selección documental y la perdurabilidad de los soportes. Así, los retos tecnológicos que más influyen a las bibliotecas públicas son las adquisiciones colectivas, la preservación digital y las redes sociales.

Aquí dejo un enlace a Youtube con información de las nuevas tecnologías 2.0:

http://www.youtube.com/watch?v=-wg2yQaAD_A&feature=PlayList&p=916B84BF72548ED6&playnext_from=PL&playnext=1&index=15

martes, 18 de mayo de 2010

EJEMPLO DE PROCESO ARCHIVÍSTICO

*BECAS DE ESTUDIO DE LA UNIVERSIDAD DE GRANADA:

>PARTES IMPLICADAS:

1. La UGR como la entidad convocante o que realiza la convocatoria.
2. El ministerio de educación por lo tanto es la entidad receptora que se encarga de aceptar o
denegar la beca.
3. El receptor será el alumno o estudiante que ha solicitado la beca.

>PROCESO:

-La UGR convoca un plazo en el cual las personas interesadas en recibir beca deben solicitarla.
-En este punto la persona interesada debe mandar la información pertinente.
-Una vez acaba el plazo se publicarán listas con las personas a las que les ha sido aprobada la beca además de mandar información personal a cada una de ellas.
-Finalmente se abre un proceso de reclamación de las becas denegadas para intentar que sean aprobadas o modificadas.
-Tras este paso el proceso finaliza definitivamente.

>DOCUMENTOS QUE SE PRODUCEN:


• Datos personales del interesado.
• Datos personales de familiares.
• Expediente del alumno.
• Declaración de renta.

miércoles, 5 de mayo de 2010

RESUMEN TEMA 12: ESTUDIO DE USUARIOS DE ARCHIVO

“Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitaivamente los hábitos de información de los usuarios, mediante la aplicación de distintos métodos, entre ellos matemáticos/estadísticos, a su consumo de información”


Los estudios de usuarios sirven para:
*Conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios, así como detectar los cambios que se vayan produciendo.
*Evaluar los recursos humanos, documentales y tecnológicos de los centros de información.
*Medir la eficacia de los centros de información.
*Conocer la estructura y la dinámica de los colectivos de investigadores.
*Facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.

>Indicadores que podemos utilizar para desarrollar un estudio de usuarios de archivos:
>Indicadores biográficos: informan sobre quiénes son los usuarios. Son especialmente útiles para evidenciar los comportamientos de género.

>Indicadores bibliográficos: dan cuenta de las materias documentales que se consumen y de las áreas que más interés despiertan.

>Los datos se pueden recoger por medio de métodos directos o por encuestas por correo.
También se pueden utilizar métodos indirectos, entrevistas personales y análisis de las peticiones de documentos.

>El análisis de los datos obtenidos será un análisis estadístico descriptivo que pondrá en relieve cuales son las necesidades de información de nuestros usuarios utilizando todas las variables posibles.

* Sexo.
* Profesión.
* Estudios.
* Edad.
* Materias.
* Años.
* Etc.

>Si tenemos controlado de forma automatizada a los investigadores / usuarios de nuestro archivo junto con las consultas que realizan, podremos realizar nuestro estudio de usuarios de forma mucho más fácil, sin necesidad de acudir a ninguno de los métodos anteriores.

RESUMEN TEMA 11: EL DESARROLLO NORMATIVO: LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ACTUALIDAD

• Proceso normalizador:

• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.
• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.
• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.
• Aplicación generalizada.


• La normalización en archivística afecta:

- A la gestión documental (racionalización de la producción, las transferencias y los expurgos).
- A la administración de archivos a través de reglamentos (llegando incluso a la normalización de los modelos de prueba de acceso para plazas de archivero, de acuerdo con los diferentes niveles de formación).
- Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción.


*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU

>APPM:
La obra se divide en 2 grandes partes:
- La primera dedicada a la descripción.
- Y la segunda a los puntos de acceso.

Un capítulo aparte merece el USMARC AMC. Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística.

• Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:
• Eliminación de áreas y campos innecesarios (área de serie, datos de publicación, de edición, etc.).
• Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística.
• Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística.


*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña

Manual of Archival Descripction (MAD)

• El tradicional. objetivo general del manual es sistematizar y codificar, lo más posible, la práctica.

• En cuanto a su estructura, podemos decir que los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores: el sector de descripción archivística y el sector de información de gestión.

*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá

Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)

- tienen valor normativo, como consecuencia del consenso alcanzado por la comunidad archivística canadiense para su aplicación,
- han sido redactadas por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionales que, en última instancia, respaldan el contenido de las reglas.

*Evolución de las normas de descripción archivística: comparación
• Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2.

*La norma ISAD (G): su desarrollo
La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
Se realizaron una serie de reuniones en importantes ciudades y por expertos que dio como resultado la presentación del primer borrador de normas de descripción generales.
El período de revisión de la 1ª versión de la ISAD (G) acaba en 1998.
En ese mismo año, se abre el proyecto de 2ª revisión; aprobándose la 2ª edición de la norma en 1999 (Estocolmo) y presentándose la misma en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000.

*La Segunda edición de la norma ISAD (G)
• Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:

- Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos.
- Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos.

LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL:

• La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel”.


• Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.


• En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:


• Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.

• Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones resultantes de fase anterior.


*La norma ISAD (G): estructura

>Áreas y elementos:
• Área de mención de identidad (Código de referencia, título, fecha, nivel de descripción, extensión y soporte de la unidad de descripción.
• Área de contexto: Nombre(s) del / los productor / es; historia institucional/biografía; historia archivística; fuente inmediata de adquisición o transferencia.
• Área de contenido y estructura: Alcance y contenido; información sobre valoración, selección y eliminación; nuevos ingresos y sistema de organización.
• Área de condiciones de acceso y utilización: condiciones que rigen el acceso y la producción; lengua/escritura del material; características físicas y requisitos técnicos e instrumentos de descripción.
• Área de materiales relacionados: Existencia y localización de originales y copias; unidades de descripción relacionadas y nota de publicación.
• Área de notas.
• Área de control de la descripción: Nota del archivero; reglas o convenciones y fecha(s) de la(s) descripción /descripciones.

>El control de autoridades en archivos:
La finalidad es:

• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades.
• Establecer la forma normalizada del punto de acceso aceptado.
• Establecer las relaciones de referencia del tipo “véase” entre las formas rechazadas de un punto de acceso y el punto de acceso de autoridad.
• Establecer las relaciones de de carácter asociativo del tipo “véase además” entre el punto de acceso de autoridad y otros puntos de acceso de autoridad.
• Justificar y documentar las decisiones tomadas y reglas seguidas.


*La Norma ISAAR (CPF):
Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias.

>Estructura:
• Área de control de autoridad.
• Área de información.
• Área de notas.


*La descripción archivística codificada: EAD:

La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML.
Objetivo principal de la EAD: facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico.

La norma EAD:
Determina los tipos de elementos utilizables.
Determina los atributos que éstos pueden tener asociados.
Especifica el contenido que tales tipos de elementos puede incluir.

martes, 4 de mayo de 2010

RESUMEN TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original a los fondos de archivo:

Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados: Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.

Los documentos. Tipos documentales:

*Documentos de decisión: Resoluciones/acuerdos.
*Documentos de transmisión: Comunicaciones; notificaciones; publicaciones.
*Documentos de constancia: Actas/certificados etc.
*Documentos de juicio: Informes.
*Documentos de los ciudadanos: Solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

Agrupaciones documentales. Expedientes y series
:
>>Expedientes (fases):
*Tramitación:
De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición
razonada o por denuncia.
Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde
afuera, mediante solicitud razonada.
*Procedimiento: Los interesados en cualquier momento del procedimiento van
produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho.
*Finalización:
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete.
Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya
iniciado el expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando
no esté prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de
vencimiento que cierran el expediente.
*Ejecución: La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

>>Las series:

Según Heredia Herrera:

“cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

Esquema: Ayuntamiento>Competencias>Funciones>Órganos administrativos>Actividades>Tipo documental>Serie documental.

-Para clasificar las series documentales el sistema debe ser lo más estable posible; tener un objetivo y sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.
-La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación.
-La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario. Como el fondo, la sección, la serie y la unidad archivística.

>>La guía:

-Censo-guía: Informa de un gran número de archivos.
-Guía de fuentes: Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica.
-Guía orgánica: Informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guía de archivo: Informa sobre un solo archivo y sus fondos.

>>El inventario
: Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
-Inventario somero: Descripción de grandes volúmenes.
-Inventario analítico:

Área de mención de identidad:
Signatura
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen

Área de contexto y contenido:
Información sobre valoración, selección y eliminación
Resumen de alcance y contenido
Sistema de organización

lunes, 3 de mayo de 2010

RESUMEN TEMA 9: Retención y conservación


->Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.


*El edificio:
>Emplazamiento del archivo: Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios; deben buscar la seguridad; deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.
>Errores que deben evitarse:
Los focos de contaminación industrial.
Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.
>Situación ideal: Un emplazamiento suburbano o un desdoblamiento en varios centros.

A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.

Dependencias:
>Área reservada: Depósitos documentales; zona de trabajo y dependencias sirvientes.
>Área privada: Administración; cuarto de instalaciones y dependencias sirvientes.
>Área pública: Recepción; reunión (salón de actos y exposiciones) y dependencias sirvientes.

*El depósito:
Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos.

>Ubicación:
Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo. Tampoco debe situarse en los sótanos.
>Dimensiones de los depósitos: Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida.
No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo, tanto ambientales como de seguridad y antiincendio.
>Condiciones ambientales y de seguridad:
Factores climáticos (humedad, temperatura, luz solar); el polvo y la contaminación; el fuego; factores biológicos y la instalación de electricidad y seguridad.

->Instalaciones:

*El mobiliario (características):
Solidez; buen acabado físico; buen acabado químico; buena ventilación y comodidad.

El mobiliario se puede dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:
>Mobiliario horizontal: el más conocido son las “cajoneras”.
>Mobiliario vertical: El más conocido son las estanterías o los compactos; en ambos caso la finalidad es que en ellas se depositen los volúmenes o cajas que contienen la documentación.

*Unidades de instalación/ Sistemas de protección individual:
>Enrollado: es un método aconsejable para la conservación y el posterior almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado.
>Carpetas: es el sistema de protección clásico, muy válido para la conservación de los documentos pero muy incomodo par ala consulta de los mismos.
>Carpetas con ventana-paspartú: están especialmente indicadas para documentos de pequeño y medio formato, y son muy recomendables para los documentos que se han de exponer frecuentemente, ya que la misma carpeta puede enmarcarse.
>Legajo: es el sistema utilizado durante siglos, consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro.
>Sobres y camisas: a menudo algunos documentos bien por su tamaño extremadamente pequeño o bien por su estado de conservación, deben ser guardados con una protección individual tipo sobre o simplemente una camisa que los proteja.
>Cajas de protección para libros y documentos: los libros con una encuadernación extremadamente rica en materiales y en trabajo artesanal es conveniente que se protejan en cajas de conservación.

miércoles, 28 de abril de 2010

RESUMEN TEMA 8: Selección y valoración

>Los valores de los documentos:
*Valor primario: Según el fin por el que han sido creados.
-Dentro pueden estar el valor informativo (con fines de referencia e información)
y el intrínseco (contenido, sellos etc).
*Valor secundario: Utilidad que pueda tener posteriormente.
El valor que tienen inicialmente es el administrativo y hay otro paralelo que es
el legal jurídico o probatorio.

*Criterios de valoración:
*Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.

-La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Valores primarios.
-Valores secundarios.

>Identificación, valoración y selección de series documentales:

*Selección:
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor.
Por otro lado, existe una amplia zona de conservación parcial, la selección documental.

>La selección, se produce en 2 etapas:
• Primera etapa:

Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

• Segunda etapa:

Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.

>La selección se realiza en tres grados sucesivos:


Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.

*Métodos de selección:


>Selección pieza por pieza: los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
>Selección cualitativa extrínseca e intrínseca: la primera se basa en criterios intrínsecos y la segunda puede ir en orden alfabético, cronológico etc.
>Selección por muestreo: Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Puede ser aleatorio o sistemático.

*Calendario de disposición:

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Pueden ser generales (las series son comunes a todas las administraciones centrales) o especiales (sólo las series de una administración dada).

*La eliminación:

•Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.

•La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.

martes, 27 de abril de 2010

RESUMEN TEMA 7: LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

•Norma ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.

OBJETIVO: Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar
los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una
metodología para su implantación.



Paso A: Investigación Preliminar:
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización. Se realiza mediante una serie de tareas:
*Determinar el alcance de la investigación.
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Documentar nuestra investigación.
*Preparar un informe.

Paso B: Análisis de la actividad de la organización:
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo. Mediante una serie de etapas:
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.
*Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

•Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
•Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.


Etapas:
*Analizar fuentes de información relevantes.
*Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
*Documentar los requerimientos especificados.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.

Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Pasos:

*Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
*Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
*Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
*Adoptar la estrategia más adecuada.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos.

Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo:
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo.
Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.

miércoles, 21 de abril de 2010

RESUMEN TEMA 6: RECORDS MANAGEMENT

Concepto: Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Según ICA en 1984.

Según Roads:

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano:

*Beneficios económicos.

*Economías de eficacia.

*Efectividad.

*Uso juicioso y responsable de la auotomatización y la reprografía.


Aplicación a modelos administrativos nacionales. Puntos para un buen modelo:

*Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.

*Análisis de las tradiciones administrativas.

*Una buena planificación.

*Importancia de una base y un respaldo legislativo.

*Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países.

*Necesidad de formación del personal de la Administración.

*Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.

*Conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.

*Importancia de un normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional.

*Conciencia de las nuevas tecnologías.

Fases de tratamiento:

*Fase de creación de documentos.

*Fase de mantenimiento y uso de documentos.

*Fase de disposición de los documentos.

Modelos nacionales de gestión de documentos:

*EEUU: Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.

*Países germánicos, Italia e Inglaterra:

Records Centers en Inglaterra.

Altregistraturen en Alemania.

Archivos de depósito en Italia.

Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.

*Modelo de FRANCIA (el préarchivage):

Préarchivage : gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tría.

*España:

La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización.

martes, 20 de abril de 2010

Visión reflexiba sobre la gestión de la información en la actualidad


En la actualidad, se habla sobre la importancia de la información como la importancia de un acontecimiento sea científico, artístico etc.

Esto quiere decir que la generación de información puede salir de infinidad de fuentes y que se requiere un método para gestionar y presentar esa información.


Este método ha ido evolucionando a través del tiempo hasta nuestros días adaptándose a las diversas sociedades, por lo que no podemos decir que la gestión de la información es igual en España que en otro país.

Pero queda claro que hoy por hoy la información tiene una gran importancia en la sociedad y por tanto su gestión y tratamiento es una actividad vital para el desarrollo de la misma.



martes, 13 de abril de 2010

Blog de la asignatura de archivistica

Blog creado para realizar ciertos trabajos y actividades de archivística.