RESUMEN TEMA 8: Selección y valoración

>Los valores de los documentos:
*Valor primario: Según el fin por el que han sido creados.
-Dentro pueden estar el valor informativo (con fines de referencia e información)
y el intrínseco (contenido, sellos etc).
*Valor secundario: Utilidad que pueda tener posteriormente.
El valor que tienen inicialmente es el administrativo y hay otro paralelo que es
el legal jurídico o probatorio.

*Criterios de valoración:
*Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.

-La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Valores primarios.
-Valores secundarios.

>Identificación, valoración y selección de series documentales:

*Selección:
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor.
Por otro lado, existe una amplia zona de conservación parcial, la selección documental.

>La selección, se produce en 2 etapas:
• Primera etapa:

Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

• Segunda etapa:

Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.

>La selección se realiza en tres grados sucesivos:

Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.

*Métodos de selección:

>Selección pieza por pieza: los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
>Selección cualitativa extrínseca e intrínseca: la primera se basa en criterios intrínsecos y la segunda puede ir en orden alfabético, cronológico etc.
>Selección por muestreo: Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Puede ser aleatorio o sistemático.

*Calendario de disposición:

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Pueden ser generales (las series son comunes a todas las administraciones centrales) o especiales (sólo las series de una administración dada).

*La eliminación:

•Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.

•La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.

RESUMEN TEMA 7: LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

•Norma ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.

OBJETIVO: Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar
los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una
metodología para su implantación.



Paso A: Investigación Preliminar:
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización. Se realiza mediante una serie de tareas:
*Determinar el alcance de la investigación.
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Documentar nuestra investigación.
*Preparar un informe.

Paso B: Análisis de la actividad de la organización:
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo. Mediante una serie de etapas:
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.
*Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

•Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
•Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.


Etapas:
*Analizar fuentes de información relevantes.
*Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
*Documentar los requerimientos especificados.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Pasos:
*Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
*Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
*Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
*Adoptar la estrategia más adecuada.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos.

Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo:
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo.
Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.

RESUMEN TEMA 6: RECORDS MANAGEMENT

Concepto: Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Según ICA en 1984.

Según Roads:

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano:

*Beneficios económicos.

*Economías de eficacia.

*Efectividad.

*Uso juicioso y responsable de la auotomatización y la reprografía.

Aplicación a modelos administrativos nacionales. Puntos para un buen modelo:

*Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.

*Análisis de las tradiciones administrativas.

*Una buena planificación.

*Importancia de una base y un respaldo legislativo.

*Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países.

*Necesidad de formación del personal de la Administración.

*Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.

*Conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.

*Importancia de un normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional.

*Conciencia de las nuevas tecnologías.

Fases de tratamiento:

*Fase de creación de documentos.

*Fase de mantenimiento y uso de documentos.

*Fase de disposición de los documentos.

Modelos nacionales de gestión de documentos:

*EEUU: Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.

*Países germánicos, Italia e Inglaterra:

• Records Centers en Inglaterra.

• Altregistraturen en Alemania.

• Archivos de depósito en Italia.

Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.

*Modelo de FRANCIA (el préarchivage):

Préarchivage : gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tría.

*España:

La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización.

Visión reflexiba sobre la gestión de la información en la actualidad

En la actualidad, se habla sobre la importancia de la información como la importancia de un acontecimiento sea científico, artístico etc.

Esto quiere decir que la generación de información puede salir de infinidad de fuentes y que se requiere un método para gestionar y presentar esa información.

Este método ha ido evolucionando a través del tiempo hasta nuestros días adaptándose a las diversas sociedades, por lo que no podemos decir que la gestión de la información es igual en España que en otro país.

Pero queda claro que hoy por hoy la información tiene una gran importancia en la sociedad y por tanto su gestión y tratamiento es una actividad vital para el desarrollo de la misma.

Blog de la asignatura de archivistica

Blog creado para realizar ciertos trabajos y actividades de archivística.