RESUMEN TEMA 6: RECORDS MANAGEMENT

Concepto: Área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Según ICA en 1984.

Según Roads:

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. No obstante, la diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos a partir del modelo norteamericano:

*Beneficios económicos.

*Economías de eficacia.

*Efectividad.

*Uso juicioso y responsable de la auotomatización y la reprografía.

Aplicación a modelos administrativos nacionales. Puntos para un buen modelo:

*Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.

*Análisis de las tradiciones administrativas.

*Una buena planificación.

*Importancia de una base y un respaldo legislativo.

*Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países.

*Necesidad de formación del personal de la Administración.

*Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.

*Conseguir la colaboración de la Administración en la gestión de los documentos.

*Importancia de un normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional.

*Conciencia de las nuevas tecnologías.

Fases de tratamiento:

*Fase de creación de documentos.

*Fase de mantenimiento y uso de documentos.

*Fase de disposición de los documentos.

Modelos nacionales de gestión de documentos:

*EEUU: Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.

*Países germánicos, Italia e Inglaterra:

• Records Centers en Inglaterra.

• Altregistraturen en Alemania.

• Archivos de depósito en Italia.

Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.

*Modelo de FRANCIA (el préarchivage):

Préarchivage : gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico denominado centre de préarchivage o depósito intermedio y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tría.

*España:

La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización.