RESUMEN TEMA 8: Selección y valoración

>Los valores de los documentos:
*Valor primario: Según el fin por el que han sido creados.
-Dentro pueden estar el valor informativo (con fines de referencia e información)
y el intrínseco (contenido, sellos etc).
*Valor secundario: Utilidad que pueda tener posteriormente.
El valor que tienen inicialmente es el administrativo y hay otro paralelo que es
el legal jurídico o probatorio.

*Criterios de valoración:
*Valoración: es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir o apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación.

-La jerarquía administrativa y funcional: El valor de los documentos depende del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa.
-Valores primarios.
-Valores secundarios.

>Identificación, valoración y selección de series documentales:

*Selección:
Se trata de la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor.
Por otro lado, existe una amplia zona de conservación parcial, la selección documental.

>La selección, se produce en 2 etapas:
• Primera etapa:

Partiendo de los valores identificados en la valoración, se deciden y establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie documental.

• Segunda etapa:

Se actúa directamente sobre las series aplicando el método de selección apropiado para cada caso.

>La selección se realiza en tres grados sucesivos:

Depuración de los expedientes – durante su etapa activa.
Una primera selección – al término del período de trámite y durante la etapa intermedia.
Una segunda selección – al término del período intermedio, incluso durante el período definitivo.

*Métodos de selección:

>Selección pieza por pieza: los propios administradores depuran sus productos antes de remitirlos al archivo.
>Selección cualitativa extrínseca e intrínseca: la primera se basa en criterios intrínsecos y la segunda puede ir en orden alfabético, cronológico etc.
>Selección por muestreo: Se trata de aplicar un procedimiento matemático mediante el cual se obtienen una o más muestras de una población. Puede ser aleatorio o sistemático.

*Calendario de disposición:

Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección. Pueden ser generales (las series son comunes a todas las administraciones centrales) o especiales (sólo las series de una administración dada).

*La eliminación:

•Procedimiento por el cual los documentos que hayamos determinados son destruidos.

•La ejecución de esta tarea es responsabilidad del archivo intermedio, que la realizará según el calendario de disposición.