RESUMEN TEMA 9: Retención y conservación

->Necesidades, condiciones infraestructuras para el almacenamiento.

*El edificio:
>Emplazamiento del archivo: Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios; deben buscar la seguridad; deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.
>Errores que deben evitarse:
Los focos de contaminación industrial.
Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades.
Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.
>Situación ideal: Un emplazamiento suburbano o un desdoblamiento en varios centros.

A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.

Dependencias:
>Área reservada: Depósitos documentales; zona de trabajo y dependencias sirvientes.
>Área privada: Administración; cuarto de instalaciones y dependencias sirvientes.
>Área pública: Recepción; reunión (salón de actos y exposiciones) y dependencias sirvientes.

*El depósito:
Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos.

>Ubicación:
Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio.
No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo. Tampoco debe situarse en los sótanos.
>Dimensiones de los depósitos: Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida.
No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo, tanto ambientales como de seguridad y antiincendio.
>Condiciones ambientales y de seguridad:
Factores climáticos (humedad, temperatura, luz solar); el polvo y la contaminación; el fuego; factores biológicos y la instalación de electricidad y seguridad.

->Instalaciones:

*El mobiliario (características):
Solidez; buen acabado físico; buen acabado químico; buena ventilación y comodidad.

El mobiliario se puede dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:
>Mobiliario horizontal: el más conocido son las “cajoneras”.
>Mobiliario vertical: El más conocido son las estanterías o los compactos; en ambos caso la finalidad es que en ellas se depositen los volúmenes o cajas que contienen la documentación.

*Unidades de instalación/ Sistemas de protección individual:
>Enrollado: es un método aconsejable para la conservación y el posterior almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado.
>Carpetas: es el sistema de protección clásico, muy válido para la conservación de los documentos pero muy incomodo par ala consulta de los mismos.
>Carpetas con ventana-paspartú: están especialmente indicadas para documentos de pequeño y medio formato, y son muy recomendables para los documentos que se han de exponer frecuentemente, ya que la misma carpeta puede enmarcarse.
>Legajo: es el sistema utilizado durante siglos, consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro.
>Sobres y camisas: a menudo algunos documentos bien por su tamaño extremadamente pequeño o bien por su estado de conservación, deben ser guardados con una protección individual tipo sobre o simplemente una camisa que los proteja.
>Cajas de protección para libros y documentos: los libros con una encuadernación extremadamente rica en materiales y en trabajo artesanal es conveniente que se protejan en cajas de conservación.