RESUMEN TEMA 10: ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN

Aplicación de los principios de respeto al origen y orden original a los fondos de archivo:

Los documentos de una organización deben de ser tratados de acuerdo con el orden con el que fueron creados: Este modo de organización refleja el modo de funcionar de la institución que ha creado los documentos.

Los documentos. Tipos documentales:
*Documentos de decisión: Resoluciones/acuerdos.
*Documentos de transmisión: Comunicaciones; notificaciones; publicaciones.
*Documentos de constancia: Actas/certificados etc.
*Documentos de juicio: Informes.
*Documentos de los ciudadanos: Solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

Agrupaciones documentales. Expedientes y series:
>>Expedientes (fases):
*Tramitación:
De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, mediante acuerdo, petición
razonada o por denuncia.
Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde
afuera, mediante solicitud razonada.
*Procedimiento: Los interesados en cualquier momento del procedimiento van
produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho.
*Finalización:
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete.
Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya
iniciado el expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando
no esté prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de
vencimiento que cierran el expediente.
*Ejecución: La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

>>Las series:
Según Heredia Herrera:

“cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”

Esquema: Ayuntamiento>Competencias>Funciones>Órganos administrativos>Actividades>Tipo documental>Serie documental.

-Para clasificar las series documentales el sistema debe ser lo más estable posible; tener un objetivo y sustentarse de un criterio que emane del proceso administrativo del cual son resultado.
-La ordenación consiste en disponer los documentos de cada uno de los grupos (secciones, series o materias) con arreglo a cierto método a fin de relacionarlos entre sí y fijar a cada uno una situación determinada dentro de las unidades de instalación.
-La descripción es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados. Mediante la "descripción" se crean los instrumentos de trabajo de los profesionales, que a su vez van a ser los instrumentos de información para el usuario. Como el fondo, la sección, la serie y la unidad archivística.

>>La guía:
-Censo-guía: Informa de un gran número de archivos.
-Guía de fuentes: Recopila fuentes sobre un tema o un área geográfica.
-Guía orgánica: Informa sobre archivos relacionados con un organismo determinado.
-Guía de archivo: Informa sobre un solo archivo y sus fondos.

>>El inventario: Describe las series documentales, según la disposición del cuadro de clasificación.
-Inventario somero: Descripción de grandes volúmenes.
-Inventario analítico:

Área de mención de identidad:
Signatura
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen

Área de contexto y contenido:
Información sobre valoración, selección y eliminación
Resumen de alcance y contenido
Sistema de organización