RESUMEN TEMA 11: EL DESARROLLO NORMATIVO: LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA ACTUALIDAD

• Proceso normalizador:

• Estudio previo: para que los estudios de normalización sean eficaces deberán ser realizados por Comisiones de trabajo.
• Simplificación: ha de conseguirse en las definiciones y en las normas prácticas.
• Consenso: las normas deben ser consensuadas para que así su aplicación sea generalizada.
• Aplicación generalizada.


• La normalización en archivística afecta:

- A la gestión documental (racionalización de la producción, las transferencias y los expurgos).
- A la administración de archivos a través de reglamentos (llegando incluso a la normalización de los modelos de prueba de acceso para plazas de archivero, de acuerdo con los diferentes niveles de formación).
- Al tratamiento de los documentos en su doble vertiente de organización y de descripción.


*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de EEUU

>APPM:
La obra se divide en 2 grandes partes:
- La primera dedicada a la descripción.
- Y la segunda a los puntos de acceso.

Un capítulo aparte merece el USMARC AMC. Este formato nace con la idea de sustentar la creación de un sistema nacional de información archivística.

• Aunque mantiene la misma estructura que la familia de los MARC, presenta cambios importantes en la parte de contenido. Las modificaciones realizadas han sido de tres tipos:
• Eliminación de áreas y campos innecesarios (área de serie, datos de publicación, de edición, etc.).
• Adaptación de campos bibliográficos a las necesidades de la descripción archivística.
• Creación de nuevos campos, sobre todo en el área de notas. Ésta área es la que se aprovechó para incluir la mayoría de los cambios que exigía la descripción archivística.


*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Gran Bretaña

Manual of Archival Descripction (MAD)

• El tradicional. objetivo general del manual es sistematizar y codificar, lo más posible, la práctica.

• En cuanto a su estructura, podemos decir que los datos de la descripción se encuentran divididos en dos grandes sectores: el sector de descripción archivística y el sector de información de gestión.

*Evolución de las normas de descripción archivística: el caso de Canadá

Reglas para la Descripción de Documentos de Archivos (RDDA)

- tienen valor normativo, como consecuencia del consenso alcanzado por la comunidad archivística canadiense para su aplicación,
- han sido redactadas por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesionales que, en última instancia, respaldan el contenido de las reglas.

*Evolución de las normas de descripción archivística: comparación
• Tanto la APPM como las RDDA son, por oposición a MAD2, dos obras normativas de carácter bibliográfico. Ambas están basadas en las AACR2.

*La norma ISAD (G): su desarrollo
La publicación de los manuales de descripción británico y estadounidense y el inicio de las actividades de normalización de Canadá demostraron a la comunidad archivística internacional la viabilidad de la elaboración de unas directrices generales para la descripción de documentos.
Se realizaron una serie de reuniones en importantes ciudades y por expertos que dio como resultado la presentación del primer borrador de normas de descripción generales.
El período de revisión de la 1ª versión de la ISAD (G) acaba en 1998.
En ese mismo año, se abre el proyecto de 2ª revisión; aprobándose la 2ª edición de la norma en 1999 (Estocolmo) y presentándose la misma en el XIV Congreso Internacional de Archivos de Sevilla del año 2000.

*La Segunda edición de la norma ISAD (G)
• Las principales modificaciones en la segunda edición de la norma ISAD (G) se han producido en dos ámbitos fundamentalmente:

- Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario, matización en el contenido de elementos y cambios en la denominación de elementos.
- Cambios estructurales: unión de elementos diferentes, eliminación de elementos y creación de áreas y elementos nuevos.

LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL:

• La descripción archivística, según la ISAD (G), parte de una técnica de descripción denominada “descripción multinivel”.


• Consiste en llevar a cabo la descripción de un fondo y todas sus partes componentes utilizando siempre los elementos apropiados para cada unidad de descripción y relacionando las descripciones resultantes de forma jerárquica.


• En la descripción multinivel hay que diferenciar dos grados de aplicación:


• Primer grado: es la descripción de cada uno de los niveles que integran un fondo. A cada nivel de clasificación documental le corresponde un nivel de descripción.

• Segundo grado: consiste en relacionar jerárquicamente las descripciones resultantes de fase anterior.


*La norma ISAD (G): estructura

>Áreas y elementos:
• Área de mención de identidad (Código de referencia, título, fecha, nivel de descripción, extensión y soporte de la unidad de descripción.
• Área de contexto: Nombre(s) del / los productor / es; historia institucional/biografía; historia archivística; fuente inmediata de adquisición o transferencia.
• Área de contenido y estructura: Alcance y contenido; información sobre valoración, selección y eliminación; nuevos ingresos y sistema de organización.
• Área de condiciones de acceso y utilización: condiciones que rigen el acceso y la producción; lengua/escritura del material; características físicas y requisitos técnicos e instrumentos de descripción.
• Área de materiales relacionados: Existencia y localización de originales y copias; unidades de descripción relacionadas y nota de publicación.
• Área de notas.
• Área de control de la descripción: Nota del archivero; reglas o convenciones y fecha(s) de la(s) descripción /descripciones.

>El control de autoridades en archivos:
La finalidad es:

• Permitir el control de los puntos de acceso: fichero de autoridades.
• Establecer la forma normalizada del punto de acceso aceptado.
• Establecer las relaciones de referencia del tipo “véase” entre las formas rechazadas de un punto de acceso y el punto de acceso de autoridad.
• Establecer las relaciones de de carácter asociativo del tipo “véase además” entre el punto de acceso de autoridad y otros puntos de acceso de autoridad.
• Justificar y documentar las decisiones tomadas y reglas seguidas.


*La Norma ISAAR (CPF):
Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias.

>Estructura:
• Área de control de autoridad.
• Área de información.
• Área de notas.


*La descripción archivística codificada: EAD:

La EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML.
Objetivo principal de la EAD: facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico.

La norma EAD:
Determina los tipos de elementos utilizables.
Determina los atributos que éstos pueden tener asociados.
Especifica el contenido que tales tipos de elementos puede incluir.