RESUMEN TEMA 7: LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

•Norma ISO 15489

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.

OBJETIVO: Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar
los documentos de archivo.

2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una
metodología para su implantación.



Paso A: Investigación Preliminar:
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización. Se realiza mediante una serie de tareas:
*Determinar el alcance de la investigación.
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Documentar nuestra investigación.
*Preparar un informe.

Paso B: Análisis de la actividad de la organización:
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo. Mediante una serie de etapas:
*Recoger información desde fuentes documentales y revistas.
*Identificar y documentar cada función, actividad y transacción.
*Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma.

Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos.
Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo:

•Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades.
•Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible.


Etapas:
*Analizar fuentes de información relevantes.
*Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales.
*Documentar los requerimientos especificados.

Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos.
Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C.

Pasos:
*Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos.
*Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos.
*Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias.
*Adoptar la estrategia más adecuada.

Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos.

Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos.

Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo:
Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo.
Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas.